lunes, 15 de agosto de 2011

Sistema Contable y de Costos

Sistema Contable.es la combinación de personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir sus necesidades rutinarias de información financiera”
“conjunto de normas y procedimientos que se aplican en una empresa o en un ramo de explotación determinado. Comprende todo lo relativo, al plan de cuentas, libros de contabilidad, rutinas de trabajo, utilización de maquinas, controles, inventarios, preparación de balance, el mejor funcionamiento del sistema.
El sistema comprende:
a)     Descripción del sistema.
b)    Catalogo de cuenta.
c)     Manual de aplicación de cuentas.
d)    Políticas contables.
e)  Estados financieros.
Descripción del sistema:
La descripción del sistema contable, comprende el establecimiento de todos los datos generales de la empresa, las políticas contables específicas a aplicar en ella m los datos sobre los sistemas contables y la documentación a utilizar para su funcionamiento adecuado del sistema contable.
 
Catálogo de cuentas
“la relación de rubro de las cuentas de activo, pasivo, capital, costos, resultados y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificación estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa determinada, para  el registro de sus operaciones.

Objetivos del catalogo de cuentas
a)     Ser un instrumento adecuado con un esquema de clasificación de las transacciones que realiza la empresa.
b)    Facilitar la preparación de estados financieros que muestren en forma razonable l situación financiera de la empresa.
c)     Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su contabilización.
d)    Facilitar la labor de la auditoria.
Manual de aplicación de cuentas
Es el documento  que contiene las indicaciones sobre la manera correcta del uso y anejo de cada cuenta que está clasificada en el catalogo; con el objetivo de facilitar el adecuado registro contable de las operaciones que la empresa realiza.
Objetivos:
a)     Proporcionar las indicaciones necesarias para el uso adecuado  de cada una de las cuentas del catalogo.
b)    Delimitar las operaciones que por su afinidad deben ser agrupados en una cuenta.
c)     Evitar errores de codificación y registro de las transacciones.

Políticas contables
Según las normas intencionales de información  financiera (NIIF) para las PYMES se definen las políticas contables los principios, bases, convenciones, reglas y procedimientos específicos adoptados por una entidad al preparar y presentar estados financieros.
Sistemas de costos
Se presentan a continuación definición de sistemas de costos según algunos autores “el registro sistemático de todas las transacciones financieras, expresadas en su relación con los factores funcionales de la producción, distribución y la administración e interpretación en forma adecuada para determinar e costo de  llevar a cabo una producción de artículos”
“el registro sistemático que permite recolectar, resumir y reportar los costos, con el propósito de llevar a cabo el costeo de los productos, la evaluación de los inventarios y la medición del control y del desempeño operativo.

Sistemas de costos de acuerdo al control del inventario
Tomando en cuenta el control de inventarios los sistemas de costos se clasifican en completos e incompletos y a continuación se explica cada uno de ellos.
Sistemas de costos completos
Es un sistema de  control de los inventarios completo se controlan las unidades de materia prima, productos en proceso y productos terminados.
Las cuentas que se utilizan para el registro de los inventarios son:
Inventario de materia prima
Inventario de artículos en proceso
Inventario de artículos terminados
Costo de lo vendido
Ventas

Características del sistema de costos completos:
Se detecta el costo de lo vendido
Con el saldo del inventario se conoce el inventario final
Si hay control de unidades
Si hay tarjetas de control de inventarios
Si hay un método de evaluación
Se determinan costos unitarios.

Sistemas de costos incompletos
Existe un sistemas de costos incompletos cuando por la misma contabilidad no es posible llegar a determinar el costo unitario, por lo que se limita al manejo de una serie de cuentas acumulativas de los elementos de costo, determinado los resultados del periodo a base de inventarios físicos, valorados estimativamente en lo referente a productos terminados y producción en proceso, no así en aterías primas, que son valoradas de acuerdo con los comprobantes de adquiscion, posiblemente utilizando las ultimas facturas.
Adopta el sistema analítico; las cuentas de control de mercancías que emplea este sistema son:
·        Inventario de materia prima
·        Compras de materia primas
·        Inventario de producción terminada
·        Inventario de producción en proceso
Características del sistema de costos incompletos:
·        Se utiliza una cuenta para cada operación
·        No es factible determinar el costo de lo vendido. Se necesita  hacer un recuento físico para conocer el inventario final,
·        No hay control de unidades
·        No hay tarjeta de control de inventarios
·        No hay método de valuación
·        No hay métodos de valuación
·        No descubre fugas
·        No es factible determinar costos unitarios

 
SISTEMA CONTABLE DE COSTOS EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS.
 GENERALIDADES.
Al referirnos a las empresas de servicios son aquellas que brindan un servicio a la comunidad, ya sea de salud, educación, transporte, recreación, seguros, servicios varios y que pueden o no tener fines de lucro.
Las empresas de servicios surgieron para dar respuesta a la reciente demanda de necesidades que el hombre deseaba satisfacer, primeramente el estado comenzó a ofrecer servicios a al sociedad, pero con el transcurso del tiempo se fueron creando empresas privadas de servicios.

 CLASIFICACION
La clasificación de las empresas de servicio son las siguientes:
TRANSPORTE: Son aquellas que brindan servicios de transporte
TURISMO: son empresas que atienden necesidades  de esparcimiento, entre estas empresas están: agencias de viajes, hoteles, aerolíneas, etc.
INSTITUCIONES FINANCIERAS: Son instituciones que realizan operaciones financieras de captación de fondos, de préstamos y seguros.
SERVICIOS PUBLICOS: son entidades de la administración pública que se constituyen con la finalidad de atender necesidades de la población.
SERVICIOS PRIVADOS VARIOS: entre estas empresas se encuentran: las agencias de publicidad, servicios contables, cibercafé entre otras.
EDUCACION: son entidades cuya actividad es la enseñanza en los diferentes niveles educativos del país y educación técnica.
SALUBRIDAD: estas entidades brindan servicio relacionados con la salud y dentro de ellas están: clínicas, hospitales, empresa fumigadora de insectos, servicios de limpieza, etc.

IMPORTANCIA DE LAS EMPRESAS DE SERVICIOS. 
Las empresa de servicios últimamente están teniendo un crecimiento importante en nuestro país y por ello, se convierten en fuente de empleo para muchas personas y tienen un papel relevante en la economía del país ayudando a satisfacer necesidades intangibles de los usuarios de los servicios, los cuales estarán satisfechos si el servicio que se les presta es de calidad o serán rechazados en caso contrario.
En al empresas de servicios las personas no valoran aspectos cuantitativos sino cualitativos como por ejemplo de una empresa de servicio aéreo los clientes valoran mas la puntualidad y nulas atenciones recibidas en el vuelo que el tipo de avión en que les prestan el servicio.
Entre los tipos de servicios importantes que prestan las empresas en el país están: el servicio de transporte colectivo de pasajeros, servicios de energía, agua telefonía, mensajería, cibercafé, otros.

CARACTERISTICAS
Algunas de las características de estas empresas son:
Lo que venden es intangible
Se preocupan por mejorar la apariencia y comodidad de sus instalaciones para dar un mejor servicio a sus clientes.
Capacitan a sus empleados para que den un tratamiento personalizado a los clientes de tal manera de satisfacer las necesidades de estos en una forma mas adecuada.

CONTABILIDAD DE COSTOS EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS.
Con la evolución que han tenido los países en cuanto a la economía, las actividades de servicio se han diversificado en gran escala, obligando al empresario a ofertar los servicios a un precio adecuado y competitivo para sobrevivir en los negocios es por ello que se necesita saber cual es el costo del servicio que prestan a fin de poder ofertar los precios a sus clientes. Antes quien se iba a imaginar que era necesario costear una consulta medica, al servicio de lavado de vehículos, el servicio de enseñanza computacional, cibercafé , entre otros  pero hoy es necesario costear esos servicios por lo que la contabilidad de costos se tienen que adaptara las circunstancias para proporcionar información vital a los usuarios de la misma.
Para prestar los servicios antes mencionados las empresas requieren, la adquisición de materiales, contratar empleados, comprar equipos y otros recursos como software en un cibercafé por ejemplo; representando estos costos para la empresa , por lo que se hace necesario crear instrumentos que permitan su control; mas adelante se ampliara lo antes mencionado aplicado a una empresa dedicad a los cibercafé.
Es de mencionar que las empresas para prestar sus servicios, incurren por lo general en una gran inversión en maquinaria, equipo e instalaciones como por ejemplo una empresa de transporte aéreo tienen aviones que son de un gran valor económico para poder prestar el servicio, pero también se presentan una cantidad variada de costos indirectos que no se pueden asociar directamente con los servicios prestados como depreciaciones, alquileres, mantenimiento de equipo.
En este tipo de empresas no es correcto hablar de inventarios de materias primas porque su labor no es la transformación de estas en productos tangibles finales, en muchos casos estas empresas cuentan con algunos inventarios de insumos para prestar los servicios, como por ejemplo cosméticos en una peluquería; CD en un cibercafé, papel en una fotocopiadora, por que estos insumos se tienen para ser usados en la prestación del servicio.
En algunos casos se mezclan la función de comercialización, por que ofrecen productos adicionales a los clientes como cosméticos en la peluquería, gaseosas, dulces, CD, USB, churros, etc. En un cibercafé los cuales hay que inventariarlos y determinar su costo de ventas por separado de los costos de servicios de la empresa.
Todos los desembolsos que se efectúan para poner en funcionamiento una empresa de servicios, deben analizarse cuidadosamente para su contabilización, ya que se estará en presencia de diferentes situaciones , algunos desembolsos serán costo del servicios o gastos de operación y deben enfrentarse a los ingresos del periodo en el estado de resultados , otros serán inversiones a largo plazo como los equipos de computo en un cibercafé y algunos podrían ser inventariados (Cd, papel) y descargados a medidas se vallan utilizando.
El sistema de costos a implementar en una empresa de servicios, se tiene que adaptar a las peculiaridades de la empresa, puede ser que funcione un sistema por ordenes de servicios como por ejemplo en un taller de reparación de vehículos, donde el cliente estipula lo que desea y son diferentes el tratamiento que se da para cada reparación ,por lo que es necesario controlar por separado la mano de obra utilizada y distribuir adecuadamente los costos indirectos relacionados con el servicio ; pero en otro tipo de empresas de servicios, esto no es variable porque ofrecen servicios en forma homogénea, como por ejemplo una empresa que presta servicio de cinematografía donde es inviable darle seguimiento a cada cliente para determinar el costo unitario de prestarle el servicio de ver una película; en concreto , por lo que a lo sumo se podrían determinar costos promedios por cada función prestada, pero puede suceder que también se puedan implantar un sistema hibrido que permita la combinación de ambos sistemas a fin de controlar adecuadamente los servicios que presta una determinada empresa en especifico.

APLICACION DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS EN LA CIBERCAFE EN EL SALVADOR.
En las siguientes paginas encontrara información sobre los cibercafé a fin de conocer en qué consiste este servicio , las actividades que se realizan en estos negocios y algo muy importante los costos del servicio, que son necesarios determinar, con el ánimo de conocer sobre las actividades desarrolladas en estas empresas; para las cuales se propone un sistema contable que permita registrarlos adecuadamente y posteriormente generar informes pertinentes para la administración y o propietarios de los mismos.

DEFINICION
"Un cibercafé es un local comercial donde se ofrecen servicios de internet (páginas web, correo electrónico, chat) y de computación (video juegos, escaneo de imágenes, impresión de documentos y programas básicos) además de ofrecer servicios de comida y bebidas"30

SERVICIOS QUE PRESTAN EN LOS CIBERCAFE
Navegación por internet: esto significa la búsqueda de información en la web atreves de los buscadores como glogló, hayo, AltaVista, licos entre algunos o la búsqueda de direcciones especificas de pago web.
Correo electrónico: es el envió de mensajes particulares o comerciales o de contacto a través de internet en los cuales se puede enviar texto o archivos.
Chat: es una palabra les que significa conversar o platicar pero este término se utiliza para denominar a las conversaciones escrita en tiempo real con otra persona con cualquier parte del mundo a través de internet.
Entretenimiento en internet: en esta área se refiere a que en el ciberespacios puede encontrar música, juegos, revistas, películas, otros. De manera gratuita o por medio de pago por tarjetas de crédito.
Grupos de fórums: son el servicio más apropiado para establecer debates sobre temas técnicos. Se basa en el servicio de correo electrónico.
Teleconferencia: charla con microauricular con cualquier persona del mundo en tiempo real, a un costo menor.
Videoconferencia o  voz sobre IP: Charla asistida con videocámara, en tiempo real con cualquier parte del mundo.
En estos sitios también es muy frecuente contar con servicios de impresión de documentos, escáner, grabación de Cd o Dvd, lectores de memorias para cámaras fotográficas y una variedad de periféricos que no son de uso común domestico.

VENTAJAS EN UN CIBERCAFE.
Entre las múltiples ventajas de un cibercafé como negocio se encuentran las siguientes:
"La gama de servicios que se pueden ofrecer es muy amplia, además de que se pueden combinar"
"Para iniciar no se requiere de una inversión muy alta"
"El tiempo de recuperación de la inversión es de máximo de un año"
“Es un negocio dirigido para todo tipo de publico que va desde los niños hasta personas mayores"
"Es una alternativa de como generar mas ingresos, para aquellos personas que ya cuenta con un negocio de papelería, fotocopiadora revelado".
Es u negocio que no requiere de tanta gente para atenderlo, sin embargo quien este a cargo si necesita estar bien capacitado.

COSTOS DE LOS SERVICIOS EN UN CIBERCAFE.
Es importante establecer cuales son los recursos en que es necesario invertir para poner funcionamiento un negocio de cibercafé en el país y a continuación se hace un detalle de los mínimos recursos.
+Equipos de cómputo
+impresores
+Scanner
+Muebles para computadoras
+ Speaker
+Licencias de software
+Reguladores de corriente
+Aire acondicionado para el bien de sus clientes y el de sus computadoras
+sillas y escritorios
+Implementos de limpieza
+exhibidor
+papelería en general
+Refrigerador
Además hay costos fijos que se deben de considerar y entre ellos están:
Costo del mantenimiento del equipo
Alquiler del local
Pago de sueldos a empleados
Pagos de: agua, luz y teléfono
Impuestos municipales
Servicios de internet
A los costos fijos se debe adicionar la depreciación del equipo informático, mobiliario y equipo y otros bienes utilizados en la prestación del servicio y la amortización del software que se utilizan.

SISTEMA CONTABLE Y DE COSTOS PARA UN CIBERCAFE.
Empresa "caber galácticos"
DESCRIPCION DEL SISTEMA CONTABLE.

1. DATOS GENERALES:
1.1 Dirección: Barrio el Centro, comercial Alameda n° 10, Cojutepeque, 1.2 Depto. de Cuscatlán.
1.2 Activo en giro: $12,000
1.3 Nombre del auditor Externo: Lic. José Noel Argueta iglesias.
1.4 Número del auditor Externo: 1411
1.5 Actividad económica: servicio de cibercafé
1.6 Número de identificación tributario: 1119-060369-101-1
1.7 Matricula de empresa: 20060187773336569
Nombre del contador: Lic. Nelson Wilfredo Escoto Carrillo